Les responsables des ressources humaines du monde entier sont confrontés à un défi majeur : comment gérer efficacement le transport des employés et les programmes de voitures de société tout en attirant et en retenant les meilleurs talents, et ce dans le respect du budget.
GT Suite, la plateforme primée de Fleetondemand, transforme la façon dont les entreprises gèrent le transport terrestre de leur personnel diversifié.
Centre de commandement pour les voyages d'affaires, GT Suite modifie la façon dont les entreprises abordent la logistique du transport, rationalisent les processus et créent des politiques de voyage inclusives qui s'adressent à tous les types d'employés.
Voici comment GT Suite apporte une nouvelle facilité au processus traditionnellement lourd de maintien de la mobilité du personnel, et pourquoi les responsables des ressources humaines ne peuvent pas se permettre de l'ignorer.
Comprendre GT Suite
"Notre cas d'utilisation s'est d'abord concentré sur la rationalisation de notre processus de réservation de véhicules. Puis nous avons réalisé, en discutant avec Fleetondemand, à quel point GT Suite pouvait répondre à de nombreux cas d'utilisation différents". Directeur des ressources humaines (client du secteur de la distribution).
GT Suite est une approche innovante de la gestion des besoins de votre entreprise en matière de transport terrestre. En tant que produit phare de Fleetondemand, GT Suite offre une gamme de services entièrement intégrés qui répondent aux diverses exigences des entreprises :
Principaux services :
- Location de véhicules à court terme: Accès à plus de 396 000 voitures, camionnettes et véhicules spécialisés pour des locations de 1 à 27 jours.
- Location flexible de véhicules à moyen terme (Select Plus): Idéal pour les véhicules intérimaires requis pour 90 jours ou plus.
- Location flexible de véhicules électriques à moyen terme (EV Plus): Une gamme de véhicules électriques et hybrides idéale pour une utilisation à long terme de 3 mois ou plus.
- Location internationale de véhicules: Un réseau de 1,8 million de véhicules disponibles dans 180 pays.
- Taxis et véhicules privés (FOD Ride): Services de taxis à la demande et sur réservation pour des trajets courts et sans retour.
- Partage de voitures (FOD Share): Accès à plus de 1 300 véhicules partagés sur 180 sites au Royaume-Uni.
- Gestion du parc automobile (FOD Pool): Gestion centralisée des véhicules de votre entreprise via notre plateforme primée GT Suite.
Le point de vue du directeur des ressources humaines
Les équipes RH ont besoin d'un moyen de gérer les divers besoins en matière de transport sans avoir à réviser les systèmes existants - des systèmes qui seraient trop complexes et trop coûteux à modifier en profondeur.
De nombreux professionnels des ressources humaines estiment que si les systèmes traditionnels de gestion des véhicules sont familiers, ils n'offrent pas la flexibilité et le contrôle nécessaires à une main-d'œuvre moderne et dynamique.
GT Suite est une solution de transport complète qui se superpose aux processus existants avec un minimum de perturbations, contrairement aux systèmes traditionnels de gestion de flotte et à la plupart des solutions de mobilité sur le marché, qui exigent des changements opérationnels importants.
"Vous pouvez appliquer différentes politiques de réservation et de véhicule à différents groupes d'employés. Si vous n'avez pas de grandes options de personnalisation pour un ancien système de voyage, vous pouvez maintenant créer des expériences sur mesure grâce à GT Suite. Directeur des ressources humaines (client du secteur de la vente au détail).
Ce client du secteur de la distribution s'est d'abord concentré sur la rationalisation des réservations de véhicules, réalisant rapidement le potentiel plus large de GT Suite - de la mise en place de politiques de travail flexibles au remplacement de systèmes hérités coûteux tels que les programmes traditionnels de voitures de fonction. Aujourd'hui, GT Suite est un outil de mobilité essentiel pour l'entreprise.
1. Améliorer l'expérience des employés
La guerre des talents est féroce et la fourniture d'une solution de mobilité transparente et flexible peut être un facteur de différenciation important. GT Suite offre aux employés :
- Commodité: Réservez des véhicules de location ou des taxis en quelques clics, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7.
- Flexibilité: Choisissez parmi une large gamme de véhicules pour répondre à différents besoins et préférences (y compris BEV, PHEV et véhicules accessibles).
- Fiabilité: Accès à une flotte de véhicules bien entretenue et à des services professionnels couvrant le cycle de vie complet du véhicule de location ou du taxi.
"Après la mise en œuvre de GT Suite, nous avons constaté une augmentation de 30 % du taux de satisfaction des employés en ce qui concerne les voyages d'affaires. Les employés apprécient particulièrement la possibilité de réserver rapidement des véhicules pour des réunions de dernière minute avec des clients, sans les risques et les tracas liés à l'utilisation de leurs propres véhicules privés pour les voyages d'affaires". Responsable du personnel et de la culture (client du secteur des services publics).
2. Soutenir les formules de travail flexibles
Les modèles de travail à distance et hybrides étant de plus en plus répandus, GT Suite s'adapte à ces besoins changeants :
- Accès à la demande: Parfait pour les employés qui n'ont besoin que d'un accès occasionnel aux véhicules.
- Diverses options: De la location à court terme à la mise à disposition d'une flotte de véhicules intérimaires.
- Couverture mondiale: Soutien aux employés internationaux ou à ceux qui sont en voyage d'affaires.
"L'option de gestion et de mise à disposition d'un parc de véhicules en pool de GT Suite s'inscrit parfaitement dans notre politique de flexibilité des déplacements. Les employés peuvent facilement réserver des véhicules en pool partagé pour les jours où ils doivent se déplacer pour le travail, ce qui réduit la nécessité d'utiliser leurs propres véhicules privés." Partenaire RH (client du secteur automobile).
3. Promouvoir les initiatives en matière de développement durable
De nombreuses entreprises se fixent des objectifs ambitieux en matière de développement durable. GT Suite s'aligne sur ces objectifs en offrant :
- Options électriques et hybrides: Par le biais d'EV Plus, promouvoir des choix de transport plus écologiques avec l'avantage d'une réduction de la taxe BiK pour le personnel.
- Mise à disposition d'une flotte commune: Fournir des options de véhicules électriques et hybrides pour les déplacements professionnels.
- Gestion efficace du parc automobile: Optimiser l'utilisation des véhicules et réduire les émissions globales.
"Nous avons testé le service de location flexible EV Plus de GT Suite de GT Suite pour donner à nos conducteurs de véhicules non professionnels un avant-goût de la conduite électrique. Les résultats ont été très positifs, la plupart des conducteurs étant prêts à passer des véhicules à moteur à combustion interne aux véhicules de location hybrides et électriques pour des trajets professionnels plus courts. Cette initiative aide l'entreprise à transformer son approche des déplacements professionnels. Directeur des ressources humaines (client du secteur manufacturier).
4. Rationalisation des processus administratifs
Les responsables des ressources humaines sont souvent confrontés à la complexité des politiques de voyage et de la gestion des dépenses. GT Suite simplifie ces processus :
- Réservation centralisée: Tous les besoins en matière de transport terrestre sont gérés par une plateforme unique.
- Conformité aux politiques: Définissez et appliquez les politiques de voyage et les paramètres d'autorisation directement dans le système.
- Rapports automatisés: Obtenez des informations sur les modèles d'utilisation et les coûts dans l'ensemble de l'organisation.
"Jusqu'à présent, GT Suite a permis à notre équipe de gagner environ 20 heures par semaine sur les tâches administratives liées aux voyages. La fonction de reporting automatisé a également permis d'identifier des opportunités de réduction des coûts, ce qui a conduit à une réduction des dépenses globales liées aux voyages." Analyste RH (client de l'aérospatiale).
5.Adopter les véhicules électriques
Avec le projet du gouvernement britannique de mettre fin à la vente de nouvelles voitures à essence et diesel d'ici 2030, le service EV Plus de GT Suite permet à votre organisation de prendre de l'avance :
- Formation aux VE: Utilisez GT Suite pour familiariser les employés avec les véhicules électriques et tester l'adéquation des VE à différents usages.
- Planification de l'infrastructure: Les données relatives à l'utilisation des VE peuvent éclairer les décisions concernant les stations de recharge sur le lieu de travail.
- Réduction de l'empreinte carbone: Démontrer les progrès tangibles dans les rapports annuels sur le développement durable.
"L'utilisation de l'option EV Plus de GT Suite nous a permis de tester l'adéquation des véhicules électriques pour la majorité de nos conducteurs de voitures de société avant de nous engager dans un contrat de location ou d'achat. En conséquence, nous avons transféré plus de 50 % de notre flotte de véhicules à moteur à combustion interne vers des véhicules entièrement électriques et hybrides au cours des deux dernières années. Ce changement a permis de réduire notre empreinte carbone et d'attirer des talents soucieux de l'environnement au sein de notre organisation". Responsable des ressources humaines (client du secteur financier).
6. La flexibilité dans la mobilité de la main-d'œuvre
Nos services de location de véhicules Select Plus et EV Plus, disponibles sur la plateforme GT Suite, offrent une grande flexibilité aux entreprises qui gèrent des besoins temporaires ou flexibles en matière de personnel :
- Des solutions évolutives: Ajustez facilement la taille de votre flotte de véhicules en fonction des fluctuations de votre effectif.
- Soutien à la période de probation: Idéal pour les nouvelles recrues en période de probation, sans coûts initiaux ni engagements à long terme.
- Rentabilité: Éliminez les dépenses liées aux véhicules loués ou achetés qui restent inutilisés dans les parkings de l'entreprise.
"Récemment, nous avons recruté une équipe pour un projet de 6 mois et nous avions besoin d'une solution temporaire pour gérer leurs besoins en transport sans trop nous engager. Le service de location Select Plus pour 90 jours était la solution idéale. Nous pouvions fournir des véhicules pour la durée du projet à un tarif fixe et les rendre simplement à la fin du projet. Responsable de l'acquisition de talents (client FMCG).
Un guide de mise en œuvre étape par étape pour les responsables des ressources humaines
Étape 1 : Évaluer vos besoins actuels en matière de mobilité
Avant de vous lancer dans la mise en œuvre, faites le point sur les besoins actuels de votre organisation en matière de transport terrestre :
- Enquête auprès des employés: Comprendre leurs habitudes de déplacement et leurs préférences.
- Analyser les dépenses: Examinez les dépenses actuelles en matière de taxis, de location de voitures et de remboursement des frais kilométriques.
- Identifier les points douloureux: Déterminer les domaines dans lesquels le système actuel peut être amélioré.
Étape 2 : Adapter GT Suite à votre organisation
Travaillez avec Fleetondemand pour adapter GT Suite à vos besoins spécifiques :
- Configurer des profils d'utilisateurs: Définir différents niveaux d'accès et d'autorisations en fonction des rôles professionnels.
- Configurer les contrôles de réservation: Mettre en place des flux d'approbation et des limites de dépenses.
- S'intégrer aux opérations existantes : Veillez à ce que tout soit aligné sur vos processus d'entreprise et vos structures de reporting actuels.
Étape 3 : Élaborer une stratégie de communication
Un déploiement efficace nécessite une communication claire :
- Créer du matériel pédagogique: Travaillez avec votre équipe de communication pour élaborer des guides et des FAQ adaptés à votre organisation.
- Organiser des sessions de formation: Fleetondemand propose des options de formation virtuelle et en personne pour notre plateforme GT Suite.
- Nommer des champions de la GT Suite: Identifier les premiers utilisateurs qui peuvent aider leurs collègues à utiliser la plateforme au quotidien.
Étape 4 : Lancer un programme pilote
Commencez par un petit groupe pour mettre en évidence les éventuels problèmes de mise en œuvre :
- Sélectionner un groupe pilote diversifié: Inclure des employés de différents services et de différents lieux.
- Recueillir des informations en retour: Prenez régulièrement contact avec les utilisateurs pilotes et répondez rapidement à leurs préoccupations.
- Affiner les processus: Procéder aux ajustements nécessaires sur la base d'une utilisation réelle.
Étape 5 : Mise en œuvre à grande échelle
Une fois le projet pilote réussi, déployer GT Suite à l'échelle de l'entreprise :
- Approche progressive: Envisagez un déploiement progressif par département ou par site.
- Une assistance permanente: Les équipes techniques et d'assistance à la clientèle de Fleetondemand se tiennent à votre disposition pour vous aider.
- Célébrer les succès: Partagez les histoires et les résultats positifs pour encourager l'adoption.
Maximiser les avantages de GT Suite
Prise de décision fondée sur des données
GT Suite fournit des données riches qui peuvent éclairer des stratégies RH plus larges :
- Modes de déplacement: Identifier les possibilités de réduction des coûts ou d'ajustement des politiques.
- Mesures de durabilité: Suivez vos progrès en matière d'initiatives écologiques.
- Préférences des employés: Obtenez des informations sur les besoins en matière de mobilité afin d'élaborer des offres d'avantages.
Renforcer le devoir de diligence
En tant que responsable RH, il est primordial d'assurer la sécurité des employés. GT Suite vous aide dans cette tâche :
- Prestataires contrôlés: Tous les véhicules répondent à des normes de sécurité rigoureuses établies par notre réseau de partenaires de confiance.
- Suivi des déplacements: Surveillez les détails du véhicule et du trajet de vos conducteurs en temps réel.
- Assistance à la clientèle: Accès à une équipe d'assistance dédiée, pour une plus grande tranquillité d'esprit.
- Sans risque : Évitez les risques liés à la flotte grise, c'est-à-dire l'utilisation par le personnel de ses propres véhicules.
Soutenir la diversité et l'inclusion
La flexibilité de GT Suite permet de répondre aux différents besoins des employés :
- Options d'accessibilité: Véhicules adaptés aux employés handicapés.
- Sensibilité culturelle: Options qui respectent les différentes préférences en matière de culture et de mode de vie.
- Des choix favorables à la famille: Véhicules adaptés aux employés ayant des responsabilités familiales.
La complexité des systèmes de voitures de société
Si GT Suite offre de nombreux avantages, il est important de comprendre les nuances des programmes de voitures de société :
Considérations sur les avantages en nature
Les voitures de société sont soumises à la taxe sur les avantages en nature (BIK), ce qui peut avoir un impact significatif sur la valeur globale de l'avantage :
- Véhicules électriques: Ils offrent actuellement les taux de BIK les plus bas, ce qui en fait une option intéressante.
- Véhicules hybrides: Offrir des taux BIK modérés, en équilibrant la performance et l'efficacité fiscale.
- Véhicules à essence/diesel: Généralement, les taux de BIK sont plus élevés, ce qui peut être moins intéressant pour les employés.
"Nous avons constaté que le passage à la voiture électrique par le biais de la location de VE réduisait la charge fiscale BIK moyenne pour les employés qui avaient besoin d'un véhicule de démarrage avant la livraison d'une voiture de société. Cela a également profité au personnel qui avait besoin de véhicules temporaires pendant que leur voiture actuelle était hors service." Directeur des ressources humaines (client du secteur de l'ingénierie).
Concilier l'utilisation personnelle et professionnelle
GT Suite permet de séparer clairement le kilométrage personnel du kilométrage professionnel :
- Des rapports précis: Les employés peuvent facilement enregistrer leurs déplacements personnels et professionnels.
- Répartition équitable des coûts: Assure que l'entreprise ne paie que pour les voyages liés à l'activité professionnelle.
- Transparence: Permet d'éviter les contrôles éventuels du HMRC concernant l'utilisation personnelle des véhicules de l'entreprise.
Alternative aux systèmes traditionnels de voitures de société
Pour certaines organisations, un programme complet de voitures de société n'est pas forcément la meilleure solution. GT Suite propose des alternatives :
- Intégration de l'indemnité de voiture: Pour les salariés qui préfèrent une allocation de voiture, GT Suite peut toujours être utilisé pour réserver des véhicules pour des voyages d'affaires spécifiques.
- Avantages flexibles: Incorporez GT Suite dans un ensemble d'avantages sociaux flexibles, permettant aux employés de choisir entre différentes options de mobilité.
"Pour nos employés, le fait de pouvoir choisir entre une voiture de société, une allocation de voiture ou une augmentation de salaire avec un accès au fur et à mesure est une excellente chose. Cette approche a non seulement stimulé la satisfaction, mais elle a également contribué à réduire nos coûts de gestion du parc automobile. C'estune situation gagnant-gagnant". Responsable des ressources humaines (client du secteur pharmaceutique).
GT Suite : Un retour sur investissement clair pour les responsables RH
Plus qu'une plateforme de réservation, GT Suite est une solution de transport terrestre de bout en bout conçue pour l'entreprise, offrant aux responsables des ressources humaines un contrôle granulaire, une visibilité et une intégration dans leurs opérations existantes sans compromettre la productivité.
Et GT Suite n'est pas réservé aux grandes entreprises. Toute organisation dont le personnel est réparti dans le monde entier, qui dispose d'anciens systèmes de voyage ou qui a des besoins complexes en matière de mobilité peut bénéficier des contrôles granulaires et transparents qu'offre GT Suite.
De l'amélioration de l'expérience des employés à la rationalisation des processus administratifs, en passant par des économies significatives, GT Suite ouvre la voie à un avenir plus flexible, durable et centré sur les employés dans le domaine des voyages d'affaires et des transports terrestres.
Dans un marché où l'attraction et la rétention des talents sont essentielles, offrir des solutions automobiles de pointe par le biais de GT Suite peut constituer un avantage concurrentiel.
Prenez le volant avec GT Suite et dirigez votre organisation vers un avenir où la réservation de véhicules d'entreprise est transparente, durable et alignée sur vos objectifs RH plus larges.
Réservez une démonstration ou appelez-nous dès maintenant pour en savoir plus sur GT Suite.
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